Prenotazioni dirette per B&B e case vacanza, come pagare meno commissioni ai portali

Chi gestisce un B&B o una casa vacanza lo sa bene. I portali portano ospiti, ma su ogni prenotazione trattengono una commissione che, sommata a fine stagione, diventa una cifra importante. Le prenotazioni dirette, fatte dal tuo sito o dai tuoi canali, non pagano commissioni e ti lasciano il contatto dell’ospite.

Non si tratta di abbandonare Booking o Airbnb da un giorno all’altro. Si tratta di spostare piano piano una parte delle prenotazioni sui tuoi canali. In questa guida vediamo come farlo in modo concreto, anche se gestisci poche camere.

Perché conviene spostare anche solo una parte delle prenotazioni

Facciamo un conto semplice. Se un portale trattiene il 15 per cento e una notte costa 80 euro, su una settimana di soggiorno lasci al portale circa 84 euro. Se nell’anno dieci ospiti prenotano direttamente invece che dal portale, quella cifra resta a te dieci volte.

C’è poi un vantaggio che non si vede subito. L’ospite che prenota direttamente ti lascia nome, telefono ed email. Puoi scrivergli l’anno dopo, mandargli un’offerta per la bassa stagione, chiedergli una recensione. Con il portale, quel contatto resta al portale.

Cosa serve per ricevere prenotazioni dirette

Servono quattro cose, e nessuna è complicata.

1. Un sito tuo, veloce sul telefono, con foto vere delle camere, la posizione sulla mappa e le informazioni pratiche come parcheggio, colazione, distanza dal mare o dal centro.
2. Un calendario sempre aggiornato, collegato ai portali, così una camera prenotata su Booking risulta occupata anche sul tuo sito e non rischi doppie prenotazioni.
3. Un modo semplice per prenotare, con le date, il prezzo e la conferma immediata. Se l’ospite deve scriverti e aspettare una risposta, spesso torna sul portale.
4. Un pagamento o una caparra online, per bloccare la prenotazione e ridurre le disdette all’ultimo momento.

Come portare gli ospiti sul tuo sito

Avere il sito non basta, bisogna farlo trovare. Questi sono i passi che funzionano meglio per le strutture piccole.

• La scheda Google dell’attività, con foto, recensioni e il link al tuo sito. Molti ospiti cercano il nome della struttura su Google dopo averla vista su un portale.
• Instagram e Facebook, con il link alla prenotazione diretta nel profilo e nelle storie. Le foto vere della colazione, del terrazzo o del tramonto convincono più di qualsiasi testo.
• Gli ospiti che sono già stati da te. Un messaggio prima della stagione, con un piccolo vantaggio per chi prenota direttamente, riempie spesso le settimane più difficili.
• Un vantaggio chiaro per chi prenota sul sito, per esempio la colazione inclusa, il check-out più tardi o un prezzo leggermente più basso, quando le condizioni con i portali lo consentono.

I messaggi automatici che ti fanno risparmiare tempo

Molto del lavoro di chi gestisce una struttura è rispondere sempre alle stesse domande. A che ora è il check-in? Dove parcheggio? Come entro se arrivo tardi? Con un sistema di prenotazione collegato a WhatsApp questi messaggi partono da soli.

• la conferma della prenotazione, subito dopo il pagamento;
• le istruzioni per l’arrivo, uno o due giorni prima;
• il promemoria per il check-out e la richiesta di recensione dopo la partenza.

L’ospite si sente seguito e tu non devi ricordarti di scrivere a ognuno.

Gli obblighi da non dimenticare

Una prenotazione diretta resta una prenotazione a tutti gli effetti, con gli stessi obblighi di quelle che arrivano dai portali. In Italia la struttura deve esporre il codice identificativo nazionale, il CIN, anche sul proprio sito e negli annunci. Restano la comunicazione degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web e, dove il Comune la prevede, l’imposta di soggiorno.

Un buon sistema di prenotazione ti aiuta a tenere in ordine i dati degli ospiti, ma la responsabilità degli adempimenti resta tua. Se hai dubbi, chiedi al tuo commercialista o all’ufficio del Comune.

Da dove cominciare se hai poche camere

Non serve fare tutto in una volta. Ecco un ordine sensato.

1. Sistema la scheda Google della struttura e chiedi recensioni agli ospiti contenti.
2. Metti online un sito semplice con le foto vere e il pulsante per prenotare.
3. Collega il calendario ai portali per evitare doppie prenotazioni.
4. Aggiungi i messaggi automatici su WhatsApp.
5. A fine stagione guarda quante prenotazioni sono arrivate direttamente e quanto hai risparmiato in commissioni.

Molte strutture tengono i portali per farsi scoprire e usano il proprio sito per gli ospiti che tornano o che le trovano su Google. È un equilibrio che si costruisce stagione dopo stagione.

Come lo facciamo noi

Per le strutture con cui lavoriamo usiamo Zenith OS, il gestionale in cloud che abbiamo sviluppato noi. Mette insieme prenotazioni dirette e calendario, messaggi automatici su WhatsApp con le API ufficiali di Meta e la pubblicazione sui social, in un solo pannello che usi anche dal telefono.

Se hai un B&B o una casa vacanza tra Menfi, Sciacca e Agrigento, o in qualunque altra zona, scrivici. Guardiamo insieme quante prenotazioni potresti spostare sul tuo sito e cosa serve per farlo.